Politique de confidentialité
Chez OLLIE (DALMA), la protection de vos données personnelles est une priorité.
Lors de votre utilisation du site www.dalma.co (ci-après le « Site ») et de la fourniture de nos services, nous recueillons et traitons des données à caractère personnel vous concernant.
Le but de cette politique est de vous informer sur les modalités selon lesquelles nous collectons et traitons ces données, en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD ») et la loi n° 78-17 dite « Informatique et Libertés ».
Le délégué à la protection des données (DPO) d'OLLIE peut être contacté à l'adresse suivante : [email protected], ou à l'adresse du siège social d'OLLIE précisée dans les Mentions légales.
Qui est le responsable de traitement ?
1. DALMA
Dans la majeure partie des cas, le responsable de traitement est la société OLLIE, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Créteil sous le n° 891 452 997 et dont le siège social est situé au 28 avenue des Pépinières, 94260 Fresnes (ci-après « Nous »).
2. Nos partenaires et DALMA conjointement selon les cas
a. Prestations d'assurance
Dans le cadre des prestations d'assurance fournies, nous sommes amenés à avoir recours à plusieurs assureurs :
- SEYNA (SA, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 843 974 635, dont le siège social se trouve au 20 bis rue Louis Philippe, 92200 Neuilly-sur-Seine). À ce titre, SEYNA et Nous définissons conjointement les finalités et les moyens des traitements, tel que décrit dans la Notice d'information du contrat d'assurance « Santé Animale » disponible sur le Site. SEYNA et Nous agissons ainsi en qualité de responsables conjoints des traitements au sens de l'article 26 du RGPD.
- AXERIA (SA, immatriculée au RCS de Lyon sous le n° B 352 893 200, dont le siège social est situé 129 avenue Félix Faure, 69003 Lyon, et l'adresse postale est 26 rue du Général Mouton Duvernet, 69003 Lyon). À ce titre, AXERIA et Nous définissons conjointement les finalités et les moyens des traitements, tel que décrit dans la Notice d'information du contrat d'assurance « Santé Animale » disponible sur le Site. AXERIA et Nous agissons ainsi en qualité de responsables conjoints des traitements au sens de l'article 26 du RGPD.
Nous sommes responsables des traitements suivants : entrée en relation, souscription du contrat d'assurance, gestion des adhésions, gestion des contrats et gestion des sinistres, gestion des réclamations de niveau 1, lutte contre la fraude et lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.
SEYNA et AXERIA sont responsables des traitements suivants : gestion des réclamations de niveau 2, lutte contre la fraude et lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.
Nous sommes néanmoins votre principal point de contact en cas d'exercice de vos droits et nous avons la charge de vous informer des traitements de données que Nous réalisons et qu'AXERIA et SEYNA réalisent. Il convient de vous reporter à la politique de confidentialité de SEYNA ou d'AXERIA si vous souhaitez exercer vos droits auprès de ces dernières. En tout état de cause, vous pouvez nous écrire à [email protected].
b. Prestations de télé-conseil et télé-régulation
Dans le cadre des prestations de télé-conseil et télé-régulation, et conformément à nos Conditions Générales d'Utilisation, nous avons noué un partenariat avec VETOPHONIE (SARL, immatriculée au RCS de Bobigny sous le numéro 520 372 301, dont le siège social se trouve au 108 boulevard Henri Barbusse, 93100 Montreuil). À ce titre, VETOPHONIE agit conjointement avec Nous dans le cadre des traitements de données personnelles réalisés. Nous et VETOPHONIE agissons ainsi en qualité de responsables conjoints des traitements au sens de l'article 26 du RGPD.
Nous sommes responsables des traitements suivants : entrée en relation, souscription du contrat, gestion de l'abonnement, gestion des réclamations de niveau 1, lutte contre la fraude et lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.
VETOPHONIE est responsable des traitements suivants : hébergement de la solution, mise en relation avec les vétérinaires et transfert des données à ces derniers, transmission du compte-rendu.
Nous sommes néanmoins votre principal point de contact en cas d'exercice de vos droits et nous avons la charge de vous informer des traitements de données que nous réalisons et que VETOPHONIE réalise. Il convient de vous reporter à la politique de confidentialité de VETOPHONIE si vous souhaitez exercer vos droits auprès de cette dernière. En tout état de cause, vous pouvez nous écrire à [email protected].
Dans tous les cas, nous restons votre principal interlocuteur pour traiter toute demande relative à vos données à caractère personnel. Pour cela, vous pouvez nous écrire aux adresses indiquées dans la section « Point de contact en matière de données personnelles ».
Quelles données collectons-nous ?
Une donnée à caractère personnel est une donnée qui permet d'identifier un individu directement ou par recoupement avec d'autres données.
Nous collectons des données qui relèvent des catégories suivantes :
- des données d'identification vous concernant (nom, prénom, adresse email et postale, numéro de téléphone, date et lieu de naissance) ;
- lorsque vous postulez à une offre d'emploi chez DALMA, des données relatives à votre vie professionnelle (CV, lieu de travail) ;
- des données relatives à vos contrats d'assurance et à vos factures de soins vétérinaires ;
- des données de connexion à votre compte client (adresse IP, logs) ;
- des données issues des enregistrements des appels téléphoniques (le contenu des appels, leurs dates) ;
- des données relatives aux conversations échangées via la messagerie instantanée disponible sur le Site ou par téléphone avec les vétérinaires partenaires de VETOPHONIE ;
- des données relatives aux visioconférences dans le cadre du télé-conseil ou de la télé-régulation réalisés avec VETOPHONIE (lien de visioconférence, date et heure) ;
- des données relatives à vos cartes bancaires et à vos informations financières.
Les données obligatoires sont indiquées lorsque vous nous fournissez vos données. Elles sont signalées par un astérisque et sont nécessaires pour vous fournir nos services.
Sur quelles bases légales, pour quelles finalités et pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
| Finalités | Bases légales | Durées de conservation |
|---|---|---|
| Traiter vos informations lorsque vous réalisez un devis pour assurer votre animal de compagnie (notamment en vous recontactant par courrier électronique pour vous permettre de finaliser votre devis et votre inscription sur le Site pour bénéficier de nos services). | Exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande. | Les données sont conservées pour la durée nécessaire à l'émission du devis, augmentée de 12 mois à compter de l'émission du devis. Vos données sont ensuite archivées pendant 12 mois supplémentaires. |
| Exécuter votre commande, effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, factures et suivi de la relation avec les clients (établissement des préjudices, établissement du montant de l'indemnisation, exécution des garanties des contrats, gestion des adhésions, gestion des sinistres). | Exécution d'un contrat que vous avez souscrit. | Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. Les données relatives à votre carte bancaire et à vos informations financières (IBAN) sont conservées par notre prestataire de services de paiement Stripe jusqu'à la fin de votre abonnement. Les données relatives au cryptogramme visuel (CVV2) inscrit sur votre carte bancaire ne sont pas stockées. |
Fournir nos services suite à la souscription de votre contrat d'assurance et à la création de votre espace personnel :
|
Exécution d'un contrat que vous avez souscrit. | Vos données sont conservées pendant la durée nécessaire à la transmission des informations à VETOPHONIE. En outre, vos données peuvent être archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans. |
| Constituer un fichier clients et prospects. | Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité. | Pour les clients : les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale et sont supprimées à l'expiration d'un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale. Pour les prospects : les données sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de votre dernier contact. En tout état de cause, vos données peuvent être archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans. |
| Lorsque vous avez un compte, vous adresser des messages promotionnels par courrier électronique. | Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité. | Les données sont conservées pendant 3 ans à compter de votre dernier contact. |
| Adresser des messages promotionnels par téléphone. | Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité. | Les données sont conservées pendant 3 ans à compter de votre dernier contact. |
| Enregistrement des appels téléphoniques à des fins de contractualisation du contrat d'assurance. | Obligation légale. | Les données issues des enregistrements des appels téléphoniques sont conservées pour une durée maximale de 2 ans. Les données issues des documents d'analyse des écoutes téléphoniques sont conservées pour une durée maximale d'un an. |
| Enregistrement des appels téléphoniques entre le client et Dalma à des fins de contrôle de la qualité des services rendus et/ou dans le cadre de la gestion des sinistres. | Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité. | Les données issues des enregistrements des appels téléphoniques sont conservées pour une durée maximale de 6 mois. Les données issues des documents d'analyse des écoutes téléphoniques sont conservées pour une durée maximale d'un an. |
| Répondre à vos demandes d'information. | Pour les clients : exécution d'un contrat que vous avez souscrit (accès au chat). Pour les prospects : exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande. |
Les données sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de votre demande d'information et supprimées une fois la demande traitée. |
| Lutter contre le blanchiment et le financement du terrorisme. | Se conformer à nos obligations légales et réglementaires. | Les données sont conservées pendant 5 ans à compter de la fin du contrat d'assurance. |
| Lutter contre la fraude (notamment prise en compte des sanctions économiques et financières internationales). | Notre intérêt légitime à prévenir une fraude et à la traiter le cas échéant. | Appréciation de la pertinence de l'alerte : les données sont conservées au maximum 6 mois à partir de l'émission de l'alerte, le temps pour Nous de qualifier l'alerte. Nous supprimons sans délai les alertes qualifiées de non pertinentes. Conservation de l'alerte qualifiée de pertinente : les données sont conservées pendant 5 ans à compter de la clôture du dossier de fraude. |
| Traiter les candidatures des personnes postulant pour une offre d'emploi DALMA. | Exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande. | Deux ans à compter du dernier contact avec le candidat, en l'absence de recrutement. |
| Gérer les demandes d'exercice de droits. | Obligations légales et réglementaires. | Si nous vous demandons un justificatif d'identité : nous le conservons seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d'identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé. Si vous exercez votre droit d'opposition à la prospection : nous conservons cette information pendant 3 ans. |
Qui sont les destinataires de vos données ?
- Le personnel de notre société.
- Nos vétérinaires partenaires.
- Nos sous-traitants :
- prestataire d'hébergement (Amazon Web Services, dont les serveurs sont localisés en France) ;
- outil CRM et de gestion des demandes ;
- outils de back-office ;
- prestataire de mesure et d'analyse d'audience ;
- prestataire de paiement sécurisé ;
- prestataire d'envoi de newsletter ;
- prestataire de live chat ;
- prestataires d'appels et d'enregistrement téléphonique ;
- prestataire éditant l'outil de recrutement.
- Nos partenaires assureurs : les sociétés SEYNA et AXERIA, qui s'occupent des contrats d'assurance, tel que décrit dans le Document d'information sur le produit d'assurance.
- Notre partenaire responsable du support client : la société FOUNDEVER (anciennement SITEL), société sénégalaise.
- Notre partenaire VETOPHONIE (société française), en cas de recours aux prestations de télé-conseil et télé-régulation, afin de vous mettre en relation avec des vétérinaires.
- Les vétérinaires partenaires, via notre partenariat avec VETOPHONIE, afin de réaliser les prestations de télé-conseil et télé-régulation.
- Nos partenaires commerciaux, lorsque vous avez souscrit à une offre promotionnelle avec OLLIE et nos partenaires.
- Le cas échéant : les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment), les organismes publics tels que les autorités de régulation, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d'effectuer le recouvrement de créances.
De plus, certaines de vos données personnelles sont susceptibles d'être transmises à nos équipes internes afin d'être intégrées à nos autres services auxquels vous auriez souscrit, comme le service DalmaCare. Vous serez dans ce cas informé de ce partage et votre consentement sera recueilli. Les données personnelles concernées par ce traitement sont vos nom, prénom et historique des demandes de remboursement faites sur DalmaCare. Vous pouvez à tout moment exercer vos droits, tels que décrits dans la section « Quels sont vos droits sur vos données ? », pour ce traitement.
Vos données sont-elles susceptibles d'être transférées hors de l'Union européenne ?
Vos données sont conservées et stockées pendant toute la durée des traitements sur les serveurs de la société Amazon Web Services, situés en France, dans l'Union européenne.
Dans le cadre des outils que nous utilisons (voir la section sur les destinataires concernant nos sous-traitants), vos données sont susceptibles de faire l'objet de transferts hors de l'Union européenne, vers les pays suivants :
- les États-Unis ;
- le Sénégal.
Le transfert de vos données dans ce cadre est sécurisé au moyen des outils suivants :
- soit ces données sont transférées dans un pays ayant été jugé comme offrant un niveau de protection adéquat par une décision de la Commission européenne ;
- soit nous avons conclu avec nos sous-traitants un contrat spécifique encadrant les transferts de vos données en dehors de l'Union européenne, sur la base de clauses contractuelles types entre un responsable de traitement et un sous-traitant approuvées par la Commission européenne ;
- soit nous avons recours aux garanties appropriées prévues par la réglementation applicable.
Mesures de sécurité techniques et organisationnelles
OLLIE s'engage à assurer la confidentialité des données collectées et à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles adaptées pour préserver leur sécurité et leur intégrité, notamment contre la perte accidentelle, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisé.
Quels sont vos droits sur vos données ?
Vous disposez des droits suivants s'agissant de vos données à caractère personnel :
- Droit à l'information : c'est justement la raison pour laquelle nous avons rédigé la présente politique. Ce droit est prévu par les articles 13 et 14 du RGPD.
- Droit d'accès : vous avez le droit d'accéder à tout moment à l'ensemble de vos données personnelles, en vertu de l'article 15 du RGPD.
- Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes, conformément à l'article 16 du RGPD.
- Droit à la limitation : vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles dans certains cas définis à l'article 18 du RGPD.
- Droit à l'effacement : vous avez le droit d'exiger que vos données personnelles soient effacées et d'en interdire toute collecte future pour les motifs énoncés à l'article 17 du RGPD.
- Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des textes applicables (article 77 du RGPD).
- Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre mort, conformément à l'article 40-1 de la loi Informatique et Libertés.
- Droit de retirer votre consentement à tout moment : pour les finalités fondées sur le consentement, l'article 7 du RGPD dispose que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait.
- Droit à la portabilité : selon certaines conditions précisées à l'article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et d'exiger leur transfert au destinataire de votre choix.
- Droit d'opposition : en vertu de l'article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.
Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant aux coordonnées ci-dessous. Nous pourrons vous demander à cette occasion de nous fournir des informations ou documents complémentaires pour justifier de votre identité.
Point de contact en matière de données personnelles
Email de contact : [email protected]
Adresse de contact : 28 avenue des Pépinières, 94260 Fresnes
Modifications
Nous pouvons modifier à tout moment la présente politique, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s'appliqueront à la date d'entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité à consulter régulièrement la dernière version de cette politique. Néanmoins, nous vous tiendrons informé(e) de toute modification significative de la présente politique de confidentialité.
Entrée en vigueur : 31/07/2024.
Politique de gestion des cookies
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|---|---|---|---|
| Axeptio axeptio_cookies | Recueil du consentement | 12 mois | axeptio.eu |
| Intercom intercom-session-*, intercom-id-*, intercom-device-id | Support client | 9 mois | intercom.com |
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| Google Analytics _gid | Analytique | 24 heures | policies.google.com |
| Google Analytics _gac_* | Analytique | 90 jours | policies.google.com |
| Bing | Publicitaire | 12 mois | privacy.microsoft.com |
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